CÁCH SẮP XẾP KHO VÀ ĐÓNG GÓI NHANH KHI ĐƠN HÀNG TĂNG ĐỘT BIẾN

Nỗi sợ lớn nhất của các chủ shop trên Shopee và TikTok Shop vào các ngày lễ lớn không phải là thiếu đơn, mà là đơn về quá nhiều cùng một lúc nhưng không kịp đóng gói. Khi lượng đơn tăng gấp nhiều lần ngày thường, nếu không chuẩn bị trước, kho hàng rất dễ rơi vào cảnh hỗn loạn. Nhân viên cuống cuồng tìm hàng, đóng gói sai màu sai kích cỡ, dẫn đến việc giao hàng trễ cho shipper. Hậu quả là khách hủy đơn, sàn phạt tiền hoặc tệ hơn là bị khóa gian hàng.

Để giải quyết triệt để tình trạng này, bạn cần thay đổi cách quản lý và sắp xếp kho theo quy trình đơn giản dưới đây.

1. Chuẩn bị sẵn những mặt hàng bán chạy nhất

Thay vì đợi đến khi khách đặt mua mới đi tìm hàng và cắt băng dính, bạn cần chủ động chuẩn bị trước từ 1 đến 2 tuần. Dựa vào số lượng bán ra của tháng trước và chi phí chạy quảng cáo hiện tại, hãy dự đoán số lượng sản phẩm sẽ bán được. Với những sản phẩm chỉ có một màu, một size và được mua nhiều nhất, hãy đóng hộp hoặc bọc sẵn túi chống sốc. Khi đơn hàng đổ về, nhân viên chỉ cần in tem vận chuyển dán lên là có thể giao ngay.

2. Sắp xếp lại vị trí hàng hóa trong kho

Việc mất quá nhiều thời gian chỉ để tìm một món hàng sẽ làm chậm toàn bộ tiến độ của cả đội ngũ. Hãy sắp xếp lại kho hàng theo nguyên tắc: hàng nào bán chạy nhất thì để ở nơi gần bàn đóng gói nhất và dễ nhìn thấy nhất. Những hàng ít người mua hơn sẽ xếp ở phía trong. Trên mỗi kệ hàng cần dán nhãn tên sản phẩm rõ ràng, trùng khớp với tên trên máy tính để nhân viên mới nhìn vào là biết ngay.

3. Quy trình đóng gói 4 bước để không bị sót hàng

Để không bao giờ xảy ra tình trạng đóng gói thiếu hàng hoặc lộn đơn của người này sang người khác, hãy chia nhân sự làm việc theo các bước rõ ràng:

• Bước 1 (Lấy hàng): Một người chuyên cầm tờ danh sách đơn hàng đi gom đúng số lượng từ các kệ ra khu vực tập kết.
• Bước 2 (Kiểm tra): Người đóng gói kiểm tra lại xem sản phẩm đã đúng màu, đúng kích cỡ chưa.
• Bước 3 (Đóng hộp): Tiến hành bọc xốp, đóng hộp và dán băng keo chắc chắn.
• Bước 4 (Phân loại): Xếp riêng đơn hàng của từng đơn vị vận chuyển vào các giỏ khác nhau để khi shipper đến bốc đi ngay, không mất thời gian phân loại lại.

4. Chia ca làm việc hợp lý cho nhân viên

Khi đơn hàng quá nhiều, nhân viên làm việc quá sức sẽ rất dễ mệt mỏi và làm sai. Bạn nên chia nhỏ thời gian làm việc thành các ca ngắn hơn trong ngày, hoặc tuyển thêm người làm thời vụ trước đó vài ngày để họ làm quen với kho hàng.

KẾT LUẬN

Giao hàng nhanh và chính xác là yếu tố quan trọng nhất để giữ uy tín cho shop trên các sàn thương mại điện tử. Sắp xếp kho bãi gọn gàng và phân chia công việc rõ ràng ngay từ hôm nay sẽ giúp bạn tự tin đón nhận lượng đơn hàng lớn mà không lo bị rối bời hay bị sàn phạt.