Cách thiết lập chính sách hoàn tiền và trả hàng trên Shopee đúng chuẩn cho người bán

Trả hàng và hoàn tiền là hai vấn đề thường gặp khi kinh doanh online. Với Shopee, người bán có thể chủ động thiết lập chính sách rõ ràng để giảm tranh chấp, hạn chế rủi ro và tạo lòng tin cho người mua. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập chính sách hoàn tiền, trả hàng trên Shopee đúng quy định, chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

1. Vì sao cần thiết lập chính sách hoàn tiền và trả hàng?

• Giúp người mua yên tâm khi mua sắm

• Giảm nguy cơ bị đánh giá xấu do xử lý khiếu nại chậm

• Tránh bị Shopee xử lý vi phạm do không tuân thủ quy định

• Tạo uy tín, giữ chân khách hàng cũ

2. Chính sách hoàn tiền và trả hàng trên Shopee hiện nay

Shopee có chính sách mặc định như sau:

• Người mua được yêu cầu trả hàng hoàn tiền nếu sản phẩm sai, lỗi, hỏng, không đúng mô tả

• Thời gian yêu cầu là trong vòng 3 ngày kể từ khi đơn hàng được xác nhận giao thành công

• Shopee sẽ đứng ra làm trung gian xử lý nếu hai bên không tự thỏa thuận được

Tuy nhiên, người bán có thể chủ động bổ sung hoặc làm rõ chính sách trong mô tả sản phẩm để giảm hiểu lầm.

3. Cách thiết lập chính sách trả hàng hoàn tiền trên Shopee

3.1. Thiết lập trong phần mô tả sản phẩm

Người bán nên viết chính sách trả hàng cụ thể vào cuối phần mô tả sản phẩm như sau:

Ví dụ nội dung:

Chính sách trả hàng và hoàn tiền:

• Chấp nhận trả hàng nếu sản phẩm lỗi từ nhà sản xuất, bị vỡ, giao sai

• Không chấp nhận trả hàng với lý do không vừa ý, không thích

• Sản phẩm phải còn nguyên tem mác, chưa qua sử dụng

• Thời gian tiếp nhận yêu cầu trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận hàng

• Người mua vui lòng quay video unbox để làm bằng chứng nếu có vấn đề

Việc viết rõ như vậy giúp khách hàng hiểu trước điều kiện đổi trả và bạn có cơ sở xử lý khi có tranh chấp.

3.2. Cập nhật hồ sơ shop

Bạn có thể vào Kênh Người Bán > Hồ sơ Shop > Giới thiệu Shop
Tại đây, chèn thêm đoạn mô tả chính sách đổi trả để khách dễ tìm thấy.

3.3. Thống nhất cách xử lý nội bộ

Đối với các shop có nhân viên hoặc xử lý nhiều đơn mỗi ngày, cần có mẫu phản hồi chung, quy trình xử lý thống nhất để tránh mâu thuẫn nội bộ và giữ hình ảnh shop.

4. Hướng dẫn xử lý yêu cầu trả hàng hoàn tiền khi có phát sinh

Khi khách hàng gửi yêu cầu qua ứng dụng Shopee, bạn cần:

Bước 1: Truy cập Kênh Người Bán > Đơn hàng > Trả hàng/Hoàn tiền

Bước 2: Kiểm tra lý do yêu cầu, đối chiếu bằng chứng khách cung cấp (ảnh, video)

Bước 3: Chọn 1 trong 3 hành động:

• Chấp nhận yêu cầu trả hàng hoàn tiền

• Thương lượng phương án khác (giao lại, giảm giá, đổi sản phẩm)

• Từ chối yêu cầu (cần cung cấp bằng chứng rõ ràng)

Lưu ý: Shopee sẽ tự động hoàn tiền cho người mua nếu người bán không phản hồi trong thời gian quy định (thường là 2 ngày).

5. Một số lưu ý để tránh rủi ro hoàn trả

• Mô tả sản phẩm càng chi tiết càng tốt

• Đóng gói cẩn thận, có quay video nội bộ nếu hàng dễ vỡ

• Chủ động nhắn tin hướng dẫn sử dụng sản phẩm sau khi giao

• Theo dõi thường xuyên mục khiếu nại và xử lý kịp thời

6. Câu hỏi thường gặp

Người bán có thể từ chối trả hàng không?
Có, nếu lý do không hợp lệ hoặc khách hàng không cung cấp bằng chứng. Tuy nhiên, cần phản hồi đúng thời hạn.

Có nên chấp nhận hoàn tiền mà không cần trả hàng?
Nên áp dụng linh hoạt tùy giá trị đơn hàng và mức độ lỗi. Với đơn nhỏ, việc này giúp tiết kiệm chi phí vận hành và giữ thiện cảm khách hàng.

Khách bịa lý do để hoàn tiền thì làm sao?
Chuẩn bị sẵn bằng chứng gửi đi hàng đúng, đóng gói kỹ, quay video trước khi giao sẽ giúp bạn xử lý tranh chấp tốt hơn.

Kết luận

Thiết lập chính sách trả hàng và hoàn tiền rõ ràng là một phần không thể thiếu nếu bạn muốn xây dựng gian hàng Shopee uy tín và bền vững. Thay vì đợi phát sinh khiếu nại rồi xử lý bị động, hãy chuẩn bị trước các nội dung, mẫu phản hồi và quy trình cụ thể. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm người mua và giảm rủi ro không đáng có.