Quy Trình Thanh Lý Hợp Đồng Booking KOL: 4 Bước "Đóng Gói" Pháp Lý An Toàn

Tác giả: Trưởng phòng Pháp chế Height Media | Chủ đề: Quản trị Rủi ro

Nhiều Marketer có thói quen: KOC đăng bài xong, chuyển khoản nốt tiền là xong. Dưới góc độ Quản trị Doanh nghiệp, đây là một lỗ hổng lớn. Nếu không có Biên bản thanh lý (Liquidation Minute), doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế hoặc xử lý tranh chấp nếu KOC xóa bài sớm.

Dưới đây là quy trình 4 bước chuẩn hóa mà Height Media áp dụng cho mọi khách hàng:

Bước 1: Nghiệm thu KPI & Hạng mục công việc (Acceptance)

Trước khi nói chuyện tiền nong, phải nói chuyện hiệu quả.

• Đối chiếu: So sánh kết quả thực tế (Actual) với cam kết trong hợp đồng (Committed).

  • Đủ số lượng bài đăng chưa? (Đúng kênh, đúng giờ, không sai chính tả).

  • Đạt KPI view/tương tác chưa?

• Xử lý vi phạm (nếu có): Nếu thiếu KPI, đây là lúc kích hoạt điều khoản Phạt (Penalty) hoặc Đền bù (Make-good). Mọi thỏa thuận đền bù phải được ghi văn bản hóa (Email/Phụ lục).

Bước 2: Đối chiếu công nợ & Chứng từ (Reconciliation)

• Xác định số tiền còn lại phải thanh toán (Balance).

• Lưu ý về Thuế:

  • Nếu là KOC cá nhân: Đã khấu trừ 10% thuế TNCN chưa? Đã có chứng từ khấu trừ chưa?

  • Nếu là KOC công ty/HKD: Đã nhận được Hóa đơn điện tử (e-Invoice) hợp lệ chưa?

• Chỉ khi bộ chứng từ đầy đủ, Kế toán mới được phép duyệt chi.

Bước 3: Ký Biên bản Thanh lý (Liquidation Signing)

Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất để "đóng" lại giao dịch. Nội dung bắt buộc phải có:

1. Xác nhận hai bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ.

2. Xác nhận số tiền đã thanh toán và không còn tranh chấp.

3. Quan trọng: Điều khoản bảo hành (Warranty). Ví dụ: "KOL cam kết duy trì bài đăng tối thiểu 3 tháng kể từ ngày thanh lý. Nếu xóa trước hạn, KOL phải bồi thường...".

Bước 4: Lưu trữ & Hậu kiểm (Archiving)

Hợp đồng thanh lý xong không có nghĩa là vứt vào tủ.

• Lưu trữ bản cứng/bản mềm lên hệ thống ERP.

• Set lịch nhắc (Reminder) để kiểm tra lại sau 1-3 tháng xem KOC có xóa bài hay ẩn bài không (để kích hoạt điều khoản bảo hành ở Bước 3).

Kết luận

Sự chuyên nghiệp thể hiện ở những bước cuối cùng. Một quy trình thanh lý chặt chẽ không chỉ bảo vệ dòng tiền của doanh nghiệp mà còn giúp KOC thấy được sự bài bản, minh bạch của đối tác.