Làm Sao Quản Lý 50 KOC Cùng Lúc? Bí Quyết "Ma Trận Excel" Giúp Bạn Thoát Cảnh Rối Loạn

Tác giả: Trưởng phòng Dự án Height Media | Chủ đề: Kỹ năng Quản lý

Quản lý 5 KOC thì vui. Quản lý 10 KOC bắt đầu mệt. Nhưng quản lý 50 KOC cùng lúc thì thực sự là một cơn ác mộng nếu không có quy trình.

Hãy tưởng tượng: 50 nhóm chat Zalo/Messenger nổ tin nhắn liên tục.

• Người này hỏi: "Chị ơi brief đâu?"

• Người kia kêu: "Hàng vỡ rồi gửi lại đi."

• Người nọ giục: "Thanh toán chưa shop ơi?"

Chỉ cần sơ sẩy một chút, bạn sẽ quên lịch đăng bài, gửi nhầm kịch bản hoặc tệ hơn là sót thanh toán khiến KOC bóc phốt. Dưới đây là phương pháp "Quy hoạch Ma Trận" mà đội ngũ Height Entertainment sử dụng để vận hành trơn tru hàng trăm KOC mỗi ngày.

1. Nguyên tắc "Tập trung dữ liệu" (Centralized Master File)

Sai lầm lớn nhất là quản lý bằng trí nhớ hoặc ghi chép lắt nhắt ra sổ tay. Bạn cần một "Bộ não trung tâm" - thường là Google Sheets hoặc Notion/Airtable.

File quản lý này bắt buộc phải có các cột sau (theo đúng trình tự thời gian):

1. Thông tin: Tên KOC | Link kênh | SĐT | Địa chỉ gửi hàng.

2. Trạng thái Hợp đồng: Đã gửi HĐ | Đã ký | Đã cọc.

3. Trạng thái Hàng hóa: Mã vận đơn (Tracking number) | Đã nhận hàng chưa?

4. Tiến độ Nội dung: Deadline gửi Kịch bản | Link Demo | Feedback lần 1 | Feedback lần 2 | Final Duyệt.

5. On-air: Ngày đăng | Giờ đăng | Link bài đăng.

6. Thanh toán: Đã thanh toán đợt 1 | Đã thanh toán đợt 2 (Sau nghiệm thu).

Mẹo: Dùng tính năng Tô màu tự động (Conditional Formatting). Ví dụ: Cột "Ngày đăng" sắp đến hạn sẽ tự động chuyển màu đỏ để cảnh báo bạn phải đi giục (Follow-up) KOC.

2. Quy trình "Lô hàng" (Batch Processing)

Đừng làm việc kiểu vụn vặt (xử lý từng KOC một). Hãy xử lý theo lô.

• Sáng thứ 2: Gửi hợp đồng và chuyển khoản cọc cho toàn bộ 50 KOC.

• Chiều thứ 3: Đóng gói và gọi ship gửi hàng loạt cho 50 KOC (Xuất file địa chỉ từ Master File ra in hàng loạt).

• Thứ 4 & 5: Dành trọn vẹn để check kịch bản/video demo.

• Cuối tuần: Chỉ đi comment seeding và check link bài đăng.

Việc gom nhóm công việc giúp não bộ bạn đỡ phải chuyển đổi trạng thái liên tục (Context Switching), giúp tăng năng suất lên gấp 3 lần.

3. Thiết lập "Luật chơi" ngay từ đầu (Briefing Rules)

Để tránh việc 50 người hỏi cùng 1 câu hỏi, hãy soạn một bộ Guideline (Hướng dẫn) cực kỳ chi tiết gửi kèm sản phẩm.

Trong Guideline cần ghi rõ:

• Không được quay sản phẩm chung với đối thủ cạnh tranh.

• Phải quay rõ logo trong 3 giây đầu.

• Hastag bắt buộc là #ABC #XYZ.

• Quy tắc sửa video: Chỉ được sửa tối đa 2 lần, feedback gửi sau 24h.

Khi đã có luật, KOC cứ thế mà làm, bạn sẽ giảm thiểu được 80% thời gian giải thích qua lại.

4. Sử dụng công cụ nhắc việc tự động

Bạn không thể nhớ hết 50 cái deadline. Hãy dùng công cụ:

• Google Calendar: Set lịch nhắc nhở "Hôm nay là hạn gửi bài của nhóm A".

• Lark Suite / Trello: Tạo thẻ công việc cho từng KOC. Kéo thả thẻ từ cột "Đang quay" sang "Đã đăng".

Kết luận

Quản lý 50 KOC không khó, cái khó là sự kỷ luật tuân thủ quy trình. Một file Excel được thiết kế tốt có giá trị bằng 3 nhân sự làm việc cật lực.

Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy việc ngồi nhập liệu và đi đòi bài (chase deadline) từng người quá tốn thời gian, hãy để việc đó cho Agency.

Tải tài nguyên quản lý & Nhận tư vấn:

1.  TẢI MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ 50 KOC CHUYÊN NGHIỆP

2.  XEM QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA HEIGHT ENTERTAINMENT