Cạm Bẫy Ngân Sách: 5 Loại Chi Phí "Ẩn" Khi Booking KOL Có Thể Khiến Bạn Lỗ Vốn

Tác giả: Giám đốc Tài chính Height Media | Chủ đề: Quản trị Ngân sách

Khi bạn nhận được báo giá từ KOC: "Em lấy 10 triệu/video", hãy hiểu rằng đó mới chỉ là Chi phí trực tiếp (Direct Cost). Để video đó lên sóng thành công, bạn sẽ phải gánh thêm khoảng 30-50% Chi phí gián tiếp (Indirect Cost) nữa.

Nếu không tính toán kỹ, chiến dịch 100 triệu của bạn có thể đội lên thành 150 triệu. Dưới đây là 5 khoản phí "ẩn" phổ biến nhất:

1. Phí đi lại & Lưu trú (Travel & Accommodation)

Nếu bạn mời KOC ở Sài Gòn ra Hà Nội dự sự kiện khai trương, hoặc mời KOC đi review khu nghỉ dưỡng:

• Chi phí: Vé máy bay khứ hồi, Khách sạn (thường yêu cầu 4-5 sao), Tiền ăn uống đi lại (Per diem).

• Lưu ý: KOC thường yêu cầu đi cùng 1 trợ lý hoặc quản lý. Bạn phải chi trả cho cả ekip chứ không chỉ 1 người.

2. Phí Sản xuất & Đạo cụ (Production & Props)

KOC nhận tiền quay, nhưng ai lo đồ đạc?

• Nếu video cần bối cảnh Studio xịn, thuê máy quay chuyên dụng, hay mua nguyên liệu nấu ăn (với Food Reviewer), mua phụ kiện phối đồ (với Fashionista)...

• Quy tắc: Thường KOC sẽ tính phí này vào giá (nếu nhỏ), nhưng nếu yêu cầu concept phức tạp, họ sẽ charge thêm (Bill-back).

3. Phí Bản quyền & Gia hạn (Usage Rights & Renewal)

Đây là khoản phí dễ gây tranh cãi nhất.

• Giá 10 triệu thường chỉ bao gồm việc đăng lên kênh của KOC.

• Nếu bạn muốn lấy video đó về chạy Ads, đăng lên Website, hay in hình KOC lên tờ rơi... bạn phải trả thêm Phí bản quyền. Sau 3 tháng hoặc 6 tháng, nếu muốn dùng tiếp, bạn phải trả Phí gia hạn.

4. Phí Quản lý & Vận hành (Management Fee)

Nếu bạn Booking qua Agency:

• Bạn sẽ trả một khoản phí (thường từ 10-20%) gọi là Agency Fee.

• Đừng tiếc khoản này: Đây là chi phí để mua sự an toàn, quy trình kiểm duyệt, xử lý hợp đồng và hóa đơn thuế. Nó rẻ hơn nhiều so với việc bạn tự tuyển một nhân viên in-house để đi chăm sóc KOC.

5. Thuế (Tax)

Như đã đề cập ở các bài trước:

• Nếu làm việc với cá nhân: Bạn phải Gross-up thêm 10% thuế TNCN.

• Nếu làm việc với Agency: Bạn cộng thêm 8-10% VAT.

Kết luận

Một nhà quản trị giỏi là người nhìn thấy tảng băng chìm. Khi lập ngân sách Booking, hãy luôn cộng thêm một khoản Dự phòng phí (Contingency Fund) khoảng 10-15% tổng ngân sách.

Tại Height Entertainment, báo giá chúng tôi gửi cho khách hàng luôn là Báo giá trọn gói (All-in-one). Không phát sinh, không gây sốc vào phút chót.